Cómo vendemos las entradas, elegimos las charlas y elaboramos la agenda, y por qué

30 Dec 2016

Tras varios meses de preparativos, y tras publicar la agenda del evento y poner a la venta las primeras entradas, estamos entrando en la fase final de la organización de FrontFest. Queremos compartir todas las decisiones que hemos tomado hasta la fecha para ser lo más transparentes posible, así como comentar nuestras impresiones.

Además, al igual que nosotros hemos aprendido de otros, queremos que nuestra experiencia pueda servir a quien quiera organizar cualquier tipo de evento en el mundo del desarrollo de software.

Sobre la venta de entradas

Hemos sacado ya a la venta 11 entradas Early Bird, más 119 entradas generales que saldrán en los próximos días. El motivo de esta decisión es simplemente calibrar el interés (o no) que pueda tener el evento, y el hecho de que hayan sido únicamente 11 las anticipadas es una cuestión pura de presupuesto. Preferíamos que las entradas generales fueran más baratas aún a costa de sacar menos Early Bird, porque de otro modo no salen los números, y tenemos el compromiso de explicar las cuentas una vez finalizado el evento.
Debido también a que nuestros cálculos son conservadores, y que hay que reservar entradas para patrocinadores, puede que acaben sobrando un pequeño número de entradas, las cuales venderíamos en una tercera tanda (Late Bird), casi a última hora, hasta llenar el aforo. Pero esto no está ni mucho menos garantizado.

Sobre la selección de charlas

Tuvimos 74 charlas candidatas, propuestas por 63 personas, de los cuales 9 eran mujeres y 54 eran hombres. Algunos candidatos propusieron varias charlas, y algunas charlas tenían varios ponentes.
De las propuestas, aproximadamente un 80% eran en castellano y un 90% de residentes en España. Inicialmente nos planteamos hacer el evento más internacional, pidiendo charlas en inglés y algunos ponentes extranjeros, pero pensamos que era algo demasiado ambicioso para una primera edición, dadas nuestras limitaciones económicas, de tiempo y organizativas. En realidad no cerramos nunca la puerta totalmente a tener alguna charla en inglés, pero finalmente todas las elegidas van a ser en castellano.
La selección de charlas se hizo en dos fases: primero hubo un descarte previo de propuestas que no cumplían las expectativas, ya fuera por querer abarcar demasiado, por no tener suficiente información para poder hacernos una mínima idea, por ser un tema demasiado trillado, por falta de originalidad, o por criterios similares. Se hizo un análisis por parte de todo el equipo, una por una. A no ser que todos estuviéramos a favor de descartar la charla, la charla pasaba a la segunda fase.
Posteriormente se hicieron tres grupos con las charlas restantes, con la intención de diversificar la temática lo máximo posible. Estos tres grupos eran CSS (2), Javascript (3) y HTML + Varios (4). La idea era que FrontFest no se convirtiera en un evento únicamente de JS, ya que, como era de esperar, la mayoría de las charlas tenían mucho que ver con este lenguaje, o incluso eran JS puro. La proporción fue una solución de compromiso entre las charlas recibidas y nuestras expectativas, enfocadas a este objetivo.
Dentro de cada uno de los tres grupos, se estableció un sistema de votación estilo Eurovisión, con la particularidad de que si había x charlas en el grupo, cada uno debía votar su charla favorita con x puntos, la siguiente con x-1, y así sucesivamente, hasta llegar a la menos favorita, a la cual se le otorgaba un punto. Se este modo se obligaba a que todo el mundo tuviera que tener una opinión sobre todas las charlas, y por tanto tuviera que esforzarse más en el análisis.
Además de las charlas seleccionadas, tenemos una charla de reserva para cada grupo temático, de modo que si algún ponente sufre un percance de última hora, podamos evitar tener un hueco vacío. A los reservas se les paga la entrada.

Sobre la agenda

Estamos realmente satisfechos con la agenda. Tenemos todo tipo de temas, algunos ciertamente originales, y creemos que todos útiles y amenos. Suficientemente concretos para ser debidamente explicados en 45 minutos, pero al mismo tiempo suficientemente amplios como para que no interesen únicamente a un segmento muy estrecho de los asistentes. Tenemos charlas puramente técnicas, sobre accesibilidad y UX orientados a desarrolladores, sobre rendimiento de aplicaciones web, sobre videojuegos en la web, incluso sobre cosas curiosas. Pero también sobre experiencias en proyectos reales o sobre gestión de equipos de desarrollo de front.
No tenemos ninguna charla tipo “[tu framework favorito] explicado en 45 minutos” o “Introducción a [tu librería de front favorita]”. Esto es deliberado. Creemos que es realmente difícil explicar temas tan amplios en un tiempo tan limitado, y que es algo que crea frustración tanto en ponentes como en asistentes, ya que los primeros siempre se quedan cortos de tiempo y los segundos no saben exactamente qué van a aprender.
De nueve charlas, ocho serán impartidas por hombres y una por una mujer. No estamos en absoluto satisfechos con este resultado, si bien sí que se ajusta a la proporción que obtuvimos en el Call for Papers. Sin embargo, y pese a todos nuestros esfuerzos para que nos llegasen la mayor cantidad de charlas propuestas por mujeres (como ya se comentó en nuestro artículo sobre la diversidad), no hubo un incremento significativo de ponentes candidatas respecto a la media habitual. Por otro lado, una vez llegados a la fase de la votación, el criterio de calidad, junto a todo lo explicado anteriormente, fue lo que primó por encima de todo. Creemos firmemente en el fomento de la diversidad en la fase inicial de petición de propuestas, pero una vez dentro, las normas han de ser iguales para todos. Aquí cabe recordar que casi la mitad del equipo organizador son mujeres, con lo cual estamos plenamente concienciados al respecto. No obstante, seguiremos en contacto con quien nos pueda asesorar o dar su punto de vista para mejorar en este aspecto de cara a futuros eventos.

Llegados a este punto, esperamos también que entendáis nuestras limitaciones. Al ser un grupo novato en la organización de este tipo de eventos, y aunque contamos con asesoramiento de gente con mucha más experiencia, hemos tomado decisiones conservadoras y podemos cometer errores, pero creemos que podemos controlarlos mucho mejor así.

Más adelante daremos detalles sobre los patrocinios del evento, ya que es algo que aún no está cerrado, y de hecho es una de las cosas más complicadas de gestionar.

Apreciamos cualquier feedback constructivo que nos pueda llegar, por redes sociales, por correo electrónico, en persona, o el mismo día del evento, donde os esperaremos con unas ganas enormes de que todo salga a la perfección.